3주 예상 프로젝트, 어떻게 1주일 만에 끝냈을까?

생각많은밤 2025년 04월 30일

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마케팅 캠페인 기획안을 3주 안에 완성해야 한다는 소식을 들었을 때, 저는 이미 다른 두 개의 프로젝트로 일정이 빡빡했습니다. 팀원들도 모두 바쁜 상황. 하지만 이 프로젝트는 중요한 고객사를 위한 것이라 포기할 수 없었죠. '어떻게 하면 이 일정을 최적화할 수 있을까?' 고민이 시작되었습니다.

기존 방식대로라면 브레인스토밍부터 시작해 단계별로 진행하겠지만, 그럴 시간이 없었습니다. 그래서 역방향 일정 계획법과 GPT를 활용한 업무 효율화 접근법을 시도해보기로 했습니다.

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다음 프로젝트의 일정을 최적화하고 병목 현상을 제거하는 전략을 수립해줘:

프로젝트명: [프로젝트명]

목표 완료일: [날짜]

현재 예상 소요 시간: [시간]

가용 자원: [인원수와 가용 시간]

다음 단계로 최적화해줘:

1. 프로젝트를 필수 단계와 선택 단계로 분류

2. 각 단계별 의존성 파악(어떤 작업이 다른 작업의 선행 조건인지)

3. 병렬 처리 가능한 작업 식별

4. 작업별 80/20 법칙 적용 포인트(20%의 노력으로 80% 효과를 낼 수 있는 부분)

5. 의사결정 병목 지점 식별 및 해결 방안

6. 자동화/템플릿화 가능한 요소 리스트

7. 최적화된 일정표와 책임 매트릭스(RACI) 제안

결과물은 실제 작업 일정으로 바로 활용할 수 있도록 구체적으로 작성해줘.

GPT의 분석 결과는 놀라웠습니다. 저희가 당연히 순차적으로 진행해야 한다고 생각했던 여러 단계가 사실은 병렬 처리가 가능했고, 몇몇 회의는 비동기 의사결정으로 대체할 수 있었습니다. 특히 '80/20 법칙' 적용 포인트를 발견한 것이 가장 큰 수확이었죠.

예를 들어, 경쟁사 분석에 원래 3일을 배정했지만, GPT는 "상위 2개 경쟁사의 최근 3개월 캠페인만 집중 분석하면 전체 통찰의 80%를 얻을 수 있다"는 접근법을 제안했습니다. 또한 기존 템플릿과 이전 프로젝트의 자료를 활용하는 구체적인 방법도 알려주었죠.

최적화된 일정표를 따라 작업을 시작했고, 몇 가지 자동화 도구도 도입했습니다. 예상대로 일부 단계에서는 어려움이 있었지만, 미리 식별된 병목 지점이었기에 빠르게 대응할 수 있었습니다.

결과적으로 3주 예상이던 프로젝트를 단 7일 만에 완료할 수 있었습니다. 놀랍게도 품질도 전혀 타협하지 않았죠. 오히려 더 집중된 접근법 덕분에 핵심에 충실한 결과물이 나왔고, 고객사의 피드백도 매우 긍정적이었습니다.

이제 저는 모든 프로젝트에 이 방식을 적용합니다. 일정을 압박하는 것이 아니라, 똑똑하게 재구성하는 것이 핵심입니다. 여러분도 마감에 쫓기는 프로젝트가 있다면, 단순히 더 많은 시간을 투자하기보다 프로세스 자체를 최적화해보세요. 어떤 프로젝트를 효율화하고 싶으신가요?

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