매일 아침 이메일 확인부터 시작해 보고서 작성, 회의 준비까지... 박 대리는 반복되는 업무에 지쳐갔습니다. 동료들은 퇴근했는데, 그녀만 늦게까지 남아 일하는 일이 잦아졌죠. "왜 나만 이렇게 늦게까지 일하고 있지?" 자문하던 그녀는 문득 자신의 업무 방식을 돌아보게 되었습니다.
결과는 충격적이었습니다. 그녀는 매일 2시간 이상을 단순 반복 작업에 소비하고 있었고, 이메일 확인과 정리에만 하루 1시간 이상을 쓰고 있었습니다. 효율성 전문가의 조언을 들은 후, 박 대리는 GPT를 활용해 자신만의 효율화 시스템을 구축하기로 했습니다.
// 효율적인 이메일 관리 시스템 구축 프롬프트
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★ 업무 효율화: 이메일 자동 분류 및 응답 시스템 ★
◆ 현재 상황:
* 하루 평균 [수신 이메일 수] 수신
* [주요 반복 이메일 유형] 유형의 이메일이 가장 많음
* 응답에 소요되는 시간: 약 [시간/분]
◆ 효율화 요청:
1) 이메일 분류 체계 제안
- 우선순위별 구분 기준
- 자동 필터 설정 방법
2) 자주 오는 이메일 유형별 템플릿 작성
- [이메일 유형 1]: 기본 응답 템플릿
- [이메일 유형 2]: 기본 응답 템플릿
3) 자동화 워크플로우 수립
- 이메일 확인 시간 배치 전략
- 키보드 단축키 활용법
성공 지표: 이메일 처리 시간 50% 단축 방안 제시박 대리가 이 프롬프트를 활용한 결과, GPT는 그녀의 이메일을 4가지 우선순위로 분류하는 시스템과 7개의 응답 템플릿을 제공했습니다. 특히 이메일 확인 시간을 하루 3번으로 제한하고, 자동 분류 필터를 설정하는 구체적인 방법을 알려주었죠.
이메일 효율화에 성공한 박 대리는 다른 반복 업무에도 같은 원칙을 적용했습니다. 보고서 템플릿 자동화, 회의 준비 체크리스트, 문서 정리 시스템까지... 한 달 후, 그녀의 업무 시간은 30% 줄었고, 퇴근 시간은 1시간 앞당겨졌습니다. 무엇보다 중요한 것은 업무 스트레스가 크게 감소했다는 점이죠.
여러분도 매일 같은 일을 반복하고 계신가요? 단 5분만 투자해서 효율화 시스템을 구축해보세요. 하루에 1시간, 한 달이면 20시간을 절약할 수 있습니다!
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