일의 우선순위를 정하면 일 잘한다는 소리 들음..진짜(1000%)

coffeeholic
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업무가 몰릴 때마다 뭘 먼저 해야 할지 헷갈릴 때가 많아요. 급한 일에 치이다 보면 중요한 걸 놓치기도 하고, 하루가 어떻게 갔는지 모를 때도 있죠. 그래서 이번에는 GPT의 도움을 받아, 업무 우선순위와 워크플로우를 새롭게 정리해보기로 했습니다.
우선, 평소 업무 리스트와 각 업무의 중요도, 마감기한 등을 정리해서 GPT에게 전달하고, 효율적인 업무 관리 방법을 요청했어요.

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// "업무 리스트와 마감기한, 중요도를 입력하면 우선순위를 정해주는 방법을 알려줘."
// "효율적인 워크플로우를 만들 수 있는 팁을 제안해줘."
// "집중력을 높이는 업무 환경 세팅 방법도 알려줘."
// "업무 진행 상황을 체크할 수 있는 간단한 도구나 양식을 추천해줘."
// "업무가 몰릴 때 스트레스를 줄이는 방법도 함께 알려줘."
GPT가 제안한 우선순위 매트릭스와 집중력 관리 팁을 적용해보니, 하루 업무가 훨씬 체계적으로 정리됐어요. 중요한 일에 더 집중할 수 있었고, 불필요한 스트레스도 줄어들었습니다.
여러분은 업무 우선순위나 워크플로우 관리할 때 어떤 방법을 쓰시나요? 효과를 본 경험이 있다면 공유해주시면 좋겠습니다!
결과!!

✅ 1. 업무 리스트, 마감기한, 중요도를 기준으로 우선순위 정하는 방법

🔹 Eisenhower 매트릭스 (추천!)
긴급중요처리 방법
✅ 예✅ 예지금 바로! 직접 처리
❌ 예✅ 예계획을 세워 처리
✅ 예❌ 예위임 or 자동화 가능성 검토
❌ 예❌ 예과감히 제거
💡 사용 방법 예시

  • 업무: "기획안 작성", 마감: 2일 후, 중요도: ★★★★★ → 지금 바로 실행

  • 업무: "이메일 정리", 마감: 없음, 중요도: ★★★ → 일정 잡고 실행

  • 업무: "회의록 정리", 마감: 오늘, 중요도: ★★ → 위임 or 템플릿 활용

  • 업무: "뉴스레터 디자인 수정", 마감: 미정, 중요도: ★ → 보류 or 제거

도구 추천: Notion / Trello / ClickUp → 태그 기능으로 긴급도·중요도 표기 가능

✅ 2. 효율적인 워크플로우 만들기 위한 팁

단계설명팁
1단계업무 분류업무 성격(집중/커뮤니케이션/루틴)으로 나누기
2단계블록 타임 설정집중할 시간대(예: 오전 10~12시)를 고정 예약
3단계마감 3일 전 룰중요한 일은 마감 3일 전에 미리 끝내도록 계획
4단계주간 리뷰매주 금요일 30분 동안 지난 업무 정리 및 다음주 미리보기
5단계자동화/템플릿 활용반복 업무는 자동화(예: 이메일 템플릿, 체크리스트화)

✅ 3. 집중력을 높이는 업무 환경 세팅 방법

  • 디지털 환경

    • 알림 OFF (슬랙·카톡은 일정 시간 알림 끄기 설정)

    • Pomodoro 타이머 사용 (25분 집중 + 5분 휴식 루틴)

    • 배경음악: No lyrics Lo-fi or 자연 소리 (앱: Noisli, Endel)

  • 물리적 환경

    • 책상 위 3가지 규칙: "PC, 메모, 물" 외 불필요한 물건 제거

    • 스탠딩 데스크 or 명확한 구역 분리: 업무와 휴식의 공간 구분

    • 눈 피로 방지: 20분마다 창밖 보기 (20-20-20 rule)

✅ 4. 업무 진행 상황을 체크할 수 있는 도구/양식 추천

① 간단한 엑셀 or 노션 양식

업무 항목마감일우선순위진행 상태담당자메모
SNS 콘텐츠 기획4/26높음진행 중나초안 완성

  • 진행 상태 항목: 예정 / 진행 중 / 완료 / 보류

  • 우선순위 컬러 태그: 높음(빨강), 중간(주황), 낮음(초록)

② 툴 추천

  • ClickUp: 팀 협업+Gantt+시간 추적

  • Notion: 커스터마이징 자유도 ↑

  • Todoist: 개인 업무 + 데일리 루틴에 좋음

✅ 5. 업무가 몰릴 때 스트레스를 줄이는 방법

1) 압박감 ↓ 현실 점검

  • 해야 할 일보다 지금 할 수 있는 일에만 집중

  • 작은 단위로 쪼개기: "PPT 전체 작성" → "1. 목차 정리", "2. 표지 만들기"

2) 무조건 10분만 하기

  • 의욕이 없을 때는 ‘딱 10분만 해보자’ 원칙 적용 → 진입장벽 낮추기

3) 감정 해소 루틴 만들기

  • 루틴 예시: 스트레칭 → 눈 감고 3분 숨쉬기 → 따뜻한 음료 마시기

  • 감정을 무시하지 않고 잠시 인정하는 시간 확보

4) 업무 수 조정 요청 (필요시)

  • 말 예시:
    “현재 우선순위 업무가 중첩되고 있어 마감 퀄리티에 영향을 줄 수 있습니다. 조정 가능할까요?”


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