반복되는 일정 알림은 gpt로 자동화 하세

coffeeholic
2,474
8 0
프로젝트를 진행하다 보면, 회의 일정이나 마감일을 여러 번 안내해야 할 때가 많아요. 매번 직접 이메일을 보내다 보니 실수도 생기고, 시간도 많이 소모됐죠. 그래서 이번에는 GPT와 자동화 툴을 활용해, 반복적인 일정 알림 이메일을 자동화해보기로 했습니다.
우선, 정기적으로 안내해야 하는 일정과 주요 내용을 정리해서 GPT에게 요청하고, 자동화 설정 방법과 이메일 템플릿도 함께 물어봤어요.
GPT가 추천해준 자동화 툴(예: Zapier, Google Workspace 등)과 템플릿을 활용해 실제로 시스템을 구축해보니, 반복 업무에서 해방된 느낌이었어요. 실수도 줄고, 중요한 일정도 놓치지 않게 돼서 팀원들도 만족했습니다.
결과!!

✅ 1. 매주 반복되는 회의 알림 이메일 자동 발송 방법

📌 방법 ① Google Calendar + Gmail + Google Apps Script

무료 & 구글 계정만 있으면 가능

설정 방법 요약:

  1. Google Calendar에 반복 회의 일정 등록

    • 반복: 매주 / 특정 요일 / 시간 지정

    • 참석자 추가: 이메일 자동 입력

  2. Google Apps Script 열기

javascript복사편집function sendWeeklyReminder() {
  var email = "팀원메일@example.com";
  var subject = "이번 주 회의 리마인드";
  var body = "안녕하세요, 이번 주 정기 회의는 [날짜/시간]입니다. 참석 부탁드립니다.";
  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
  1. 트리거 설정

    • 편집 → 현재 프로젝트의 트리거 → 시간 기반 트리거 → 매주 특정 요일/시간 실행 설정

✅ 2. 이메일 자동화에 적합한 툴 추천

특징가격
ZapierGoogle Calendar → Gmail 자동화 가능, 사용 쉬움무료~유료
Make (ex. Integromat)고급 조건 설정 가능 (지연, 필터 등)무료~유료
Mailchimp템플릿+자동 이메일 (주로 뉴스레터용)마케팅 중심
Microsoft Power AutomateMS 365 사용자에게 적합기업용에 강함

✅ 3. 일정 변경 시 자동 안내 메일 보내는 팁

▶ Google Calendar + Zapier (또는 Make) 활용

동작 설정 예시 (Zapier 기준)
  • Trigger: Google Calendar에서 이벤트 변경 감지

  • Filter: 특정 캘린더 or 제목 조건

  • Action: Gmail로 메일 자동 발송

  • 조건: 일정이 수정되었을 때만 발송

💡 : 이메일 본문에 변경 전/후 일정 자동 포함 가능

✅ 4. 상황별 이메일 템플릿 예시

📩 A. 정기 회의 알림 (매주)

제목: 📌 이번 주 [팀 이름] 정기 회의 안내

본문:

less복사편집안녕하세요 [팀원 이름]님,

이번 주 정기 회의는 아래와 같이 진행됩니다.

📅 일시: [4월 30일 (화), 오전 10시]  
📍 장소: [Zoom 링크 or 오프라인 회의실]  
📝 안건: [이번 주 핵심 의제 요약]

시간 맞춰 참석 부탁드립니다!  
감사합니다.  

📩 B. 일정 변경 알림

제목: [변경] 정기 회의 일정 변경 안내

본문:

less복사편집안녕하세요,

기존에 예정되었던 회의 일정이 아래와 같이 변경되었습니다.

❌ 변경 전: [4월 30일 (화), 오전 10시]  
✅ 변경 후: [5월 1일 (수), 오후 3시]

혼선을 방지하기 위해 일정 확인 부탁드립니다.  
감사합니다!

📩 C. 일정 누락 시 재안내

제목: (재안내) 정기 회의 일정 확인 부탁드립니다

본문:

less복사편집안녕하세요,

이번 주 회의 일정을 다시 한번 공유드립니다.  
혹시 캘린더에 반영이 안 되셨을 경우 아래 내용을 참고해주세요:

📅 일시: [날짜/시간]  
📍 장소: [링크]

참석 여부를 확인 부탁드립니다.  
감사합니다!

✅ 5. 자동화 시스템 도입 시 주의할 점 & 실수 방지 팁

⚠️ 자주 발생하는 실수

문제방지 방법
수신인 잘못 지정메일 테스트 후 수신자 필드 자동화 재확인
반복 발송 설정 누락트리거 주기 설정 확인 (주 1회, 특정 요일)
변경 시 반영 누락캘린더-이메일 연동 상태 주기적 점검
회의 취소 시 메일 발송됨"이벤트 상태=취소 아님" 조건 추가

✅ 보너스: 자동화 체크리스트 ✅

  • 회의 일정 캘린더 등록 완료

  • 이메일 템플릿 문구 확인 및 저장

  • 수신자 리스트 확인

  • 자동화 툴(Zapier/Apps Script 등) 설정 완료

  • 테스트 메일 정상 발송 확인

  • 변경 이벤트 조건 필터 적용됨

  • 최소 1회 수동 백업 가능 경로 확보



프롬프트

복사
// "매주 반복되는 회의 일정 알림 이메일을 자동으로 보내는 방법을 알려줘."
// "이메일 자동화에 적합한 툴과 설정 방법을 추천해줘."
// "일정 변경 시 자동으로 안내 메일을 보낼 수 있는 팁도 알려줘."
// "이메일 템플릿을 상황별로 만들어줘."
// "자동화 시스템을 도입할 때 주의할 점이나 실수 방지 팁도 알려줘."

댓글 작성

“단기 수익 vs. 장기 안정, 당신의 선택은?”

누구나 한 번쯤 ‘이번엔 크게 한 번 벌어볼까?’라는 유혹에 흔들려 본 적 있으시죠? 저 역시 처음 투자를 시작했을 때, 단기 ...

복잡한 데이터도 한눈에! 보고서 마스터 프롬프트

혹시 여러분의 업무 중 가장 '골치 아픈 문제'가 보고서 작성은 아니신가요? 수많은 데이터와 정보를 정리하고, 그것을 효과...

프롬프트

ChatGPT

일하는 방식의 혁신, 당신의 손끝에서 시작됩니다

ChatGPT

창작의 벽을 넘어서는 비밀 여행

ChatGPT

인물이 숨쉬어야 이야기가 산다

ChatGPT

캐릭터가 들려주는 감정의 여행

ChatGPT

연구부터 제출까지 완벽 가이드

ChatGPT

누구나 작가가 될 수 있다!?!?

ChatGPT

알고리즘이 사랑하는 유튜브 채널의 비밀

ChatGPT

데이터에서 이야기를 발견하는 법

ChatGPT

기억에 남는 로고의 심리학

ChatGPT

재무회계가 말해주는 비즈니스의 진실

ChatGPT

[카테고리: 3. 교육] 키워드: 문제제작, 평가설계, 사고력 향상 단순 암기를 넘어선 문제의 힘: 사고를 자극하는 평가 설계의 비밀

ChatGPT

누구나 시작할 수 있는 작곡의 여정

ChatGPT

코인 투자의 두 얼굴: 기회와 위험 사이의 균형

ChatGPT

기억에 남는 강의의 과학: 설계에서 시작되는 배움의 혁신

ChatGPT

스스로 배움의 주인이 되는 법

ChatGPT

감정이 아닌 데이터로 시작하는 부동산 투자의 지혜