반복되는 일정 알림은 gpt로 자동화 하세

coffeeholic
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프로젝트를 진행하다 보면, 회의 일정이나 마감일을 여러 번 안내해야 할 때가 많아요. 매번 직접 이메일을 보내다 보니 실수도 생기고, 시간도 많이 소모됐죠. 그래서 이번에는 GPT와 자동화 툴을 활용해, 반복적인 일정 알림 이메일을 자동화해보기로 했습니다.
우선, 정기적으로 안내해야 하는 일정과 주요 내용을 정리해서 GPT에게 요청하고, 자동화 설정 방법과 이메일 템플릿도 함께 물어봤어요.
GPT가 추천해준 자동화 툴(예: Zapier, Google Workspace 등)과 템플릿을 활용해 실제로 시스템을 구축해보니, 반복 업무에서 해방된 느낌이었어요. 실수도 줄고, 중요한 일정도 놓치지 않게 돼서 팀원들도 만족했습니다.
결과!!

✅ 1. 매주 반복되는 회의 알림 이메일 자동 발송 방법

📌 방법 ① Google Calendar + Gmail + Google Apps Script

무료 & 구글 계정만 있으면 가능

설정 방법 요약:

  1. Google Calendar에 반복 회의 일정 등록

    • 반복: 매주 / 특정 요일 / 시간 지정

    • 참석자 추가: 이메일 자동 입력

  2. Google Apps Script 열기

javascript복사편집function sendWeeklyReminder() {
  var email = "팀원메일@example.com";
  var subject = "이번 주 회의 리마인드";
  var body = "안녕하세요, 이번 주 정기 회의는 [날짜/시간]입니다. 참석 부탁드립니다.";
  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
  1. 트리거 설정

    • 편집 → 현재 프로젝트의 트리거 → 시간 기반 트리거 → 매주 특정 요일/시간 실행 설정

✅ 2. 이메일 자동화에 적합한 툴 추천

특징가격
ZapierGoogle Calendar → Gmail 자동화 가능, 사용 쉬움무료~유료
Make (ex. Integromat)고급 조건 설정 가능 (지연, 필터 등)무료~유료
Mailchimp템플릿+자동 이메일 (주로 뉴스레터용)마케팅 중심
Microsoft Power AutomateMS 365 사용자에게 적합기업용에 강함

✅ 3. 일정 변경 시 자동 안내 메일 보내는 팁

▶ Google Calendar + Zapier (또는 Make) 활용

동작 설정 예시 (Zapier 기준)
  • Trigger: Google Calendar에서 이벤트 변경 감지

  • Filter: 특정 캘린더 or 제목 조건

  • Action: Gmail로 메일 자동 발송

  • 조건: 일정이 수정되었을 때만 발송

💡 : 이메일 본문에 변경 전/후 일정 자동 포함 가능

✅ 4. 상황별 이메일 템플릿 예시

📩 A. 정기 회의 알림 (매주)

제목: 📌 이번 주 [팀 이름] 정기 회의 안내

본문:

less복사편집안녕하세요 [팀원 이름]님,

이번 주 정기 회의는 아래와 같이 진행됩니다.

📅 일시: [4월 30일 (화), 오전 10시]  
📍 장소: [Zoom 링크 or 오프라인 회의실]  
📝 안건: [이번 주 핵심 의제 요약]

시간 맞춰 참석 부탁드립니다!  
감사합니다.  

📩 B. 일정 변경 알림

제목: [변경] 정기 회의 일정 변경 안내

본문:

less복사편집안녕하세요,

기존에 예정되었던 회의 일정이 아래와 같이 변경되었습니다.

❌ 변경 전: [4월 30일 (화), 오전 10시]  
✅ 변경 후: [5월 1일 (수), 오후 3시]

혼선을 방지하기 위해 일정 확인 부탁드립니다.  
감사합니다!

📩 C. 일정 누락 시 재안내

제목: (재안내) 정기 회의 일정 확인 부탁드립니다

본문:

less복사편집안녕하세요,

이번 주 회의 일정을 다시 한번 공유드립니다.  
혹시 캘린더에 반영이 안 되셨을 경우 아래 내용을 참고해주세요:

📅 일시: [날짜/시간]  
📍 장소: [링크]

참석 여부를 확인 부탁드립니다.  
감사합니다!

✅ 5. 자동화 시스템 도입 시 주의할 점 & 실수 방지 팁

⚠️ 자주 발생하는 실수

문제방지 방법
수신인 잘못 지정메일 테스트 후 수신자 필드 자동화 재확인
반복 발송 설정 누락트리거 주기 설정 확인 (주 1회, 특정 요일)
변경 시 반영 누락캘린더-이메일 연동 상태 주기적 점검
회의 취소 시 메일 발송됨"이벤트 상태=취소 아님" 조건 추가

✅ 보너스: 자동화 체크리스트 ✅

  • 회의 일정 캘린더 등록 완료

  • 이메일 템플릿 문구 확인 및 저장

  • 수신자 리스트 확인

  • 자동화 툴(Zapier/Apps Script 등) 설정 완료

  • 테스트 메일 정상 발송 확인

  • 변경 이벤트 조건 필터 적용됨

  • 최소 1회 수동 백업 가능 경로 확보



프롬프트

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// "매주 반복되는 회의 일정 알림 이메일을 자동으로 보내는 방법을 알려줘."
// "이메일 자동화에 적합한 툴과 설정 방법을 추천해줘."
// "일정 변경 시 자동으로 안내 메일을 보낼 수 있는 팁도 알려줘."
// "이메일 템플릿을 상황별로 만들어줘."
// "자동화 시스템을 도입할 때 주의할 점이나 실수 방지 팁도 알려줘."

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